El continuo y rápido avance de las tecnologías han ayudado a las empresas a poner fin al papeleo y hacer el intercambio de documentos de forma electrónica. Esto resulta cómodo, ahorra tiempo y dinero. Para que los documentos tengan un valor legal, cada uno tiene que ser verificado con una firma.
Aquí es donde la firma digital online le será de gran ayuda. La principal función de una firma digital es confirmar la veracidad de un documento electrónico. Es un análogo actual de la firma manuscrita en papel con la que se autentican los documentos.
Firma digital y sus tipos
La firma digital es absolutamente idéntica a la firma clásica, que se pone en el papel con un bolígrafo, pero de forma electrónica. El documento firmado con una firma digital tiene el mismo valor que un documento firmado a mano en papel. Es decir, la firma digital (FD) es un archivo con un cifrado especial, que se genera y se adjunta al documento electrónico (DE).
Su función principal es verificar:
- Al autor;
- Integridad e identidad de la información;
- Integridad e inalterabilidad del documento.
FD garantiza que el documento está firmado por su propietario, ya que estos certificados digitales están otorgados por centros de certificación especiales y para hacer una firma digital hace falta presentar algunos documentos: solicitud para la formación de una FD, pasaporte y número de identificación.
El certificado propiamente dicho incluye información básica: datos sobre el propietario de la firma electrónica, el NIF, el periodo de validez e información sobre la autoridad de certificación que ha emitido la FD. Por regla general, el certificado tiene una validez de un año, por lo que antes de su fecha de caducidad es aconsejable ponerse en contacto con el centro para que la vuelvan a expedirlo. La firma digital se divide en tres tipos:
- Firma digital simple (FDS): es una versión con una seguridad mínima que se genera mediante códigos y contraseñas para una persona concreta. Crear una firma digital de este tipo es fácil y no requiere mucho tiempo. La puedess crear en createsignature.com, donde hace falta rellenar una forma de inscripción muy simple, obtener un código especial mediante un SMS al teléfono móvil e insertarlo para obtener su firma. Dicha firma se utiliza a menudo en el sector bancario para confirmar las transacciones. Las organizaciones usan este tipo de firma como identificador de los empleados en su sistema interno de gestión de documentos electrónicos.
- Firma digital avanzada (FDA): este tipo de firma se obtiene como resultado de transformaciones criptográficas de la información, utilizando una clave de firma digital. Da la oportunidad no solo de reconocer a la persona que firma el documento, sino también hace ver qué cambios se han realizado en el documento. Esta firma es emitida por centros de certificación especiales y se usa principalmente en el sistema interno de gestión de documentos de la empresa o cuando se comunica con un contratista, pero sólo si el acuerdo lo estipula.
- Firma digital cualificada mejorada (FDCM) es el tipo de firma más seguro en formato electrónico, y en modo automático se iguala a una firma realizada manualmente sin elaboración de contratos. Por ello, se concede en centros especiales certificados. Todas las empresas, incluidas las autoridades públicas, confían en ella.
El último ejemplo tiene muchas ventajas. En primer lugar, es muy difícil de hackear porque un proceso de este tipo requiere considerables recursos informáticos y electrónicos. Si se pierde, basta con notificar al centro que lo emitió. Retirarán el certificado cualificado emitido y emitirán una nueva versión. Así estará asegurado que no será utilizado por personas ajenas. Además, al crear una firma digital gratis, podrá usarla en muchas ocasiones. Es aceptada por los tribunales, las autoridades fiscales y otras autoridades públicas.
La firma digital tiene fuerza legal, por lo que el titular debe asegurarse de que se guarda correctamente, de que no se entrega a terceros y de que no es de libre acceso, para evitar su uso ilegal, ya que toda la responsabilidad recae en el titular de la firma.
