Google Docs añade una nueva función con fines empresariales
Con el objetivo de optimizar y simplificar el proceso de firmas en documentos, Google ha introducido su más reciente función llamada ‘eSignature’, la cual está ahora disponible en Google Docs y Drive.
Firmas electrónicas de manera sencilla
Mediante esta innovación, los usuarios pueden llevar a cabo firmas electrónicas de manera fluida sin la necesidad de abandonar las aplicaciones que utilizan, marcando así un avance notable en la eficiencia y productividad en la administración de archivos.
Después de más de un año de desarrollo, Google ha presentado oficialmente la fase beta de ‘eSignatures’, resaltando su firme compromiso con la constante mejora de su conjunto de herramientas de productividad.
La nueva función ‘eSignature’ capacita a los usuarios para llevar a cabo la firma de documentos y también para solicitar firmas de otros de manera directa y sin complicaciones.
A través de imágenes compartidas por Google, se ha puesto de manifiesto que los usuarios que utilizan Google Docs y Drive pueden requerir firmas completas o incluso solo las iniciales de los destinatarios de manera sencilla.
Adicionalmente, la posibilidad de personalizar el campo de ‘fecha de firma’, el cual se completará automáticamente, agrega un nivel de comodidad y sofisticación al proceso en general.
Una de las funcionalidades más sobresalientes de ‘eSignatures’ reside en su habilidad para generar múltiples solicitudes de firma a partir de un solo documento o plantilla contractual.
Google llega tarde con esta tecnología
Por otra parte, la capacidad de rastreo de firmas ofrece una perspectiva en tiempo real acerca del estado de las firmas aún por obtener, brindando un nivel superior de control y claridad en todo el proceso.
Aunque la firma electrónica no es una novedad en sí, ya que plataformas en la nube como Dropbox y aplicaciones como Adobe Acrobat han ofrecido esta funcionalidad durante un tiempo, la inclusión de ‘eSignature’ en Google Docs y Drive representa un progreso notable para los usuarios que confían en estas plataformas.
Esta incorporación directa conlleva una mayor fluidez y cohesión en el proceso de trabajo, eliminando la necesidad de alternar entre distintas aplicaciones para gestionar firmas.
Versión beta no disponible para todos
En la actualidad, la función de firma electrónica ‘eSignature’ se encuentra en su fase beta y está accesible para los usuarios de Gmail. Sin embargo, todavía no se encuentra disponible para todos los usuarios de Workspace, la suite de herramientas de productividad de Google.
Los usuarios individuales suscritos a Workspace podrán acceder a la versión beta abierta en las próximas semanas. Por otro lado, los suscriptores de Workspace Business o Enterprise tendrán la posibilidad de utilizar esta función al solicitarla a sus administradores.
En cuanto a las cuentas personales gratuitas de Google, aún no se ha anunciado si contarán con acceso a esta característica en el futuro.
La inclusión de la función ‘eSignature’ en Google Docs y Drive constituye un paso audaz y estratégico hacia la optimización de los flujos de trabajo en línea.
Conforme la digitalización se establece como la norma en el mundo empresarial, la capacidad de firmar documentos de manera eficiente y segura directamente desde una plataforma de productividad se convierte en un recurso de valor incalculable.
