Cómo trabajar con Documentos Online (Parte 2 de 3): Google Docs
Otra de las suites de apps para productividad que está creciendo de manera notable, es la desarrollada por Google llamada Google Docs, esta suite está integrada de igual manera por 3 partes fundamentales, llamadas Documentos, Presentaciones y Hojas de Cálculo.
El funcionamiento de cada una de estas apps es similar a las mencionadas en la parte anterior de iCloud, ya que todas ellas nos permiten trabajar tanto en línea como mediante la aplicación con las funciones básicas que conocemos desde hace años con las aplicaciones de Microsoft Office.
Para acceder a Google Docs solo requerimos una cuenta de Gmail y puede ser mediante un navegador de internet en el sitio de Google Docs https://docs.google.com/ o bien instalando sus aplicaciones que podemos encontrar tanto para iOS como para Android.
Todos los documentos que creemos en nuestra cuenta y también los documentos que han sido compartidos a nosotros, aparecen en Google Drive, por lo que es posible acceder a ellos abriendo nuestra unidad de Drive de igual manera.
Una vez abierto este sitio, contamos con un menú en la parte superior izquierda, el cual nos permite cambiar entre Documentos a Hojas de Cálculo o presentaciones, así como veremos las opciones en la pantalla principal para iniciar con un nuevo documento (en blanco o utilizando una plantilla) o abrir un documento existente, estos documentos pueden ser donde nosotros seamos los propietarios o donde alguien nos haya compartido alguno de ellos.
Una vez comenzado a trabajar en un documento, encontraremos una barra de herramientas y menús acordes al programa, donde podemos realizar ajustes de edición, formatos y demás, así como veremos cuando se hizo la última modificación al documento. Si queremos ver más detalles de los cambios realizados en un documento compartido, basta con darle clic a esa parte para abrir el control de cambios, donde podremos ver a detalle qué cambios ha tenido el documento, quien los realizó y su marca de hora/fecha.
Una ventaja de trabajar con Google Docs es que los cambios se están guardando en tiempo real, por lo que si nos quedamos sin batería o nuestro equipo se apaga repentinamente, no perderemos prácticamente nada de nuestro avance. Si utilizamos alguna de las apps, podemos trabajar con documentos sin conexión y una vez que tengamos acceso a internet, los cambios se sincronizan.
En cuanto a las opciones de usos compartidos, en la parte superior, encontraremos el botón de Share o Compartir, así como abrir comentarios. Desde este botón podremos seleccionar a quienes deseamos compartir nuestros documentos, el tipo de permiso (escritura, solo comentarios o solo lectura) o si queremos generar un link para que cualquier usuario con ese link puede ver el documento. Una vez terminado, podemos exportar estos documentos a los formatos más populares, para que sean accesibles desde otros programas.
Las apps de Google Docs se pueden descargar de manera individual desde los siguientes links (o bien, trabajar desde un navegador web)
Documentos de Google iOS / Android
